会议活动

佛山会议活动全案策划执行机构是一家集文化创意、展览设计、会议策划、奖励旅游等为一体的的专业性文化公司，公司拥有一批高素质的员工及各专业部门，致力于打造一体化现代服务，本着为客户创造价值的经营宗旨，以专业的技术与管理团队、创新的策划与服务理念，寻求着您与善达人合作与发展的契机。我们注重资源的整合，以超前的理念为策划蓝本，用专业赢得市场，用信誉打造品牌。

一、我们的优势

1、媒体：与各大媒体都有长期合作关系，为您提供媒体宣传、新闻发布、舆论造势等服务。

2、场地：拥有丰富的佛山各大酒店、剧院等资源，为您的会议活动挑选一个最合适的舒适场地。

3、搭建：有自己的搭建工厂，为客户提供实惠的价格和优质的服务。

4、印刷：有印刷工厂，在最大限度上为客户节约成本。

二、规范的服务流程，让客户放心

1、会前筹划

确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

会前通知：通知参会人员

方式：电话通知或书面通知

内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求（笔记等）

注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录

2、确定最后参会人

统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照其职务统计分类；

统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话；

联系酒店：联系房间

预定房间（数量、类型、时间、价格）

3、联系会议室

会议厅（容量、时间、设备、价格）

4、餐饮安排

是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌

5、会议准备材料：

（1）领导讲话稿；

（2）发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）、其他文件、房卡等；

（3）会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备；

6、场地布置：

会议横幅

主席台的安排：谁？几个人？怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

非常重要的会议，请速记员。

国际性会议，准备同音翻译。

7、支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

8、部门分工

三、会中安排

设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项（比如手机、着装），咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排；

餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？

注意事项：

1、空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

2、灯光音响效果：

3、冲水：冲水不能冲着对方，要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

（1）整个会议的过程中要保证有饮用水；

（2）要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲；

（3）对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

4、会议中途休息：放音乐

（1）播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲；

（2）声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感；

（3）在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

5、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常。

6、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；

四、会后收尾工作

1、退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员

2、会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便

3、收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西

4、整理会议记录，总结为会议纪要

5、进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节

五、会议指南

1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点；

2、参会嘉宾名单（姓名及职务）

3、会议日程安排（时间、地点、）

4、旅游安排（集合时间、地点，负责人，备用品，目的地，餐饮）

5、会议须知（所需证件、会议要求、注意事项）

六、常见问题，帮您解答

1、会议的过程中突然停电了，怎么办？

（1）场所小的情况下，会议继续进行，提醒讲师应该扩大音量。

（2）场所很大很空旷的情况下，可以与园长沟通借用幼儿园的电池扩音喇叭。

2、会议内容如何确定？

（1）具体分析各种情况作出最完美的会议策划;

（2）根据会议的级别,选择会议举办地;

（3）根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点;

（4）根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。